ADJOINT·E DE DIRECTION • Gérer la formation professionnelle DF V1 Page 2 / 4 - Assurer ou superviser la gestion de la formation professionnelle : élaborer en lien avec la Direction le plan de développement des compétences, suivre les demandes de formation, tenir à jour l’outil de pilotage de la formation, gérer les demandes de prise en charge et de remboursement de l’OPCO... • Participer aux relations individuelles et collectives - Participer à la mise en place et au renouvellement des Instances Représentatives du Personnel (Représentants de Proximité et membres du CSE de l’UES) ; veiller à leur bon fonctionnement (ordre du jour, convocations et planification de réunions) - Participer à la gestion administrative des procédures disciplinaires - Veiller au respect des obligations légales et conventionnelles (tenue des registres, affichages, déclarations obligatoires, accords d'entreprise...) Gérer l'administratif et les achats • Gérer la facturation du séjour - Veiller à l’exhaustivité du dossier du résident (pièce administratives récupérées, contrat de séjour signés) - Veiller à la mise à jour des fiches résidents - Valider la facturation (hébergement, Allocation Personnalisée d’Autonomie, aide sociale) - Garantir le bon suivi de la trésorerie (validation des fichiers de prélèvement, remise des chèques envoyés par les payeurs en banque, suivre le recouvrement en établissement) et le traitement des impayés - Etablir les soldes de tout compte - Veiller à la transmission à la CPAM des états de présence mensuels des résidents ainsi que du montant des dispositifs médicaux et des dotations soins - Assurer le suivi administratif des contrats de maintenance auprès des fournisseurs en lien avec l’agent de maintenance - Déclarer les sinistres et suivre les dossiers en lien avec le service juridique • Gérer les finances Comptabilité générale et contrôle de gestion : - Veiller à la bonne tenue du compte Direction (chèque et CB) et de la caisse - Assurer le suivi budgétaire - Préparer les situations comptables Comptabilité fournisseurs : - S’assurer de la bonne application du processus de suivi des factures fournisseurs (commande/réception/validation technique des factures) - Garantir le bon suivi des procédures VIM et CESAR en établissement - Garantir la cohérence de la gestion des stocks - Participer aux demandes et suivi de financements externes (CNR...) ADJOINT·E DE DIRECTION DF V1 Page 3 / 4 Informer et commercialiser - Suppléer la Direction dans la commercialisation de l’établissement (rendez-vous, visites...) Utiliser le système d’information - Appliquer la charte informatique de LNA Santé - Utiliser les supports informatiques en vigueur dans l’établissement Relations professionnelles MANAGER : o Directeur de l’établissement EQUIPE ENCADREE : o Equipe Administrative LIAISONS FONCTIONNELLES INTERNES : o Tous les salariés o Tous les résidents o Les services support du Groupe LIAISONS FONCTIONNELLES EXTERNES : o Les organismes de formation o Les correspondants OPCO o Les organismes de tutelles o L’Agence Régionale de la Santé o Le Conseil Départemental o La Caisse Primaire d’Assurance Maladie o Les familles o Les fournisseurs o Les prestataires Compétences requises Savoir Diplôme(s) possibles ✓ BTS Gestion de la PME ✓ DUT GEA ou formation équivalente ✓ Licence ou Master Connaissances théoriques ✓ Droit social, administration du personnel, logiciel de gestion des temps, rémunération, logique générale de la comptabilité (vocabulaire), principes et mécanismes comptables de base, logiciel SAP, Octime ADJOINT·E DE DIRECTION DF V1 Page 4 / 4 Savoir-faire - Être efficace et savoir gérer les priorités - Être rigoureux et organisé - Manager des équipes et des projets - Transmettre les informations - Communiquer et créer du lien - Maîtriser les outils informatiques Savoir-être - Avoir le sens des responsabilités - Veiller à la qualité de l’accueil : patience, amabilité, écoute, diplomatie - Être pondéré : courtoisie, adaptabilité - Être disponible envers les familles, les résidents et les équipes - Respecter l’obligation contractuelle de réserve Rédaction Vérification Approbation Date d’application Compte tenu de l’activité exercée par la Société et des modes d’organisation en découlant pour l’établissement, les fonctions ainsi confiées sont par nature évolutives et pourront être modifiées en fonction des nécessités de l’organisation, mais également des compétences et possibilités du salarié.
